DMAIC is een kernonderdeel van Lean Six Sigma en bestaat uit vijf fases die samen zorgen voor duurzame procesoptimalisatie: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. Door deze stappen te volgen, vergroot je de voorspelbaarheid én kwaliteit van je processen.
Vandaag nemen we de Improve-fase onder de loep. Hoe genereer je oplossingen die écht werken? Welke technieken gebruik je om verbeteringen te valideren? En hoe voorkom je terugval naar oude gewoontes?
De Improve fase
Het doel van de Improve-fase is het identificeren van oplossingen of tegenmaatregelen voor de kritieke x-en, die je in de Analyse-fase gevonden hebt, en het onderbouwen dat je met deze oplossingen de projectdoelstellingen haalt.
In de Improve-fase staan de volgende 2 stappen van het 12-stappenplan centraal:
- Het bepalen van de optimale oplossing
- Het toetsen van de optimale oplossing
Verder leggen we uit wat de Valkuilen Improve fase en Handige tools Improve fase zijn en behandelen we een aantal veelgestelde vragen.
8. Het bepalen van de optimale oplossing
In de Improve-fase ga je met je team aan de slag om oplossingen te vinden voor de gevonden kritische x-en, oftewel kernoorzaken.
Dit doe je door met je team, met behulp van creatieve technieken (zie Handige tools Improve fase), zoveel mogelijk potentiële oplossingen te bedenken. Hoe gekker, hoe beter, want dan zitten er ook de ‘out-of-the-box’-oplossingen bij die de echte verandering mogelijk kunnen maken. Het is cruciaal in deze fase dat er niet geoordeeld wordt, want dan stopt het creatieve proces direct.
Uit de hele lijst met oplossingen kies je vervolgens met je team de oplossingen die het meest waarschijnlijk het gewenste resultaat opleveren. Pak hiervoor de VoC en eventuele randcriteria uit de Define fase er nog een keer bij en screen de gevonden oplossingen hieraan.
Vervolgens kan je met de FMEA de potentiële risico’s van de gevonden oplossingen bepalen. Tenslotte maak je een keuze uit de oplossingen die overgebleven zijn. Hiervoor zijn een aantal tools beschikbaar, die in het plaatje hieronder gerangschikt staan van ‘quick & dirty’ naar ‘complexe besluitvorming’.
9. Het toetsen van de optimale oplossing
Voordat je overgaat tot het implementeren van je gekozen oplossing, wil je graag toetsen of deze oplossing wel het gewenste resultaat haalt. Een pilot is hier een praktische aanpak voor. Je implementeert je oplossing in een afgebakend of nagebootst gedeelte van het proces, om zo informatie op te halen over de effecten en resultaten. Hiermee kan je bepalen of je je doel bereikt, of dat je nog moet bijschaven.
De voordelen van een pilot zijn dat je het faalrisico verlaagt en dat je een meer accurate voorspelling kan doen van de (geld)besparing, die voortvloeit uit het project. Hiermee kan de businesscase verder aangescherpt worden als onderbouwing voor de volledige implementatie.
Wat zijn de valkuilen in de Improve fase?
- Geen duidelijke regels afspreken tijdens de brainstorm / het creatieve proces, waardoor:
- Je te snel denkt dat je de oplossing al weet
- Teamleden die hun ‘stokpaardjes’ proberen door te drukken
- De creativiteit tijdens een brainstorm stopt, door te snel te oordelen
- Niet iedereen doet mee met de brainstorm
- Te weinig tijd inplannen voor het creatieve proces
- De creativiteit in de groep niet op gang krijgen
- Oplossingen implementeren die geen positief effect blijken te hebben op het defect en de kernoorzaken
- Geen keuze maken uit alle gevonden oplossingen. Als je probeert alles in één keer op te lossen, los je waarschijnlijk uiteindelijk niets op.
Welke tools kun je in de Improve fase gebruiken?
- Creatieve tools:
- Brainstorming
- Interviews
- Vragen die tot nadenken aanzetten
- Mindmapping
- Zes denkhoeden van De Bono
- Op ideeën bouwen
- Selectietools:
- Benefit/Effort-matrix
- Beslissingsmatrix
- Pugh-matrix
- AHP-matrix
- Pilot
Veelgestelde vragen in de Improve fase
Meer leren over DMAIC?
Download de studiehandleiding en ontdek welke training jou verder helpt. Of zet vandaag al een eerste stap met onze gratis White Belt training.
Dit artikel is geschreven door: Mascha Westen en Marcus Witteman
