OCAP staat voor Out of Control Action Plan.
In elk proces – of het nu productie, dienstverlening of overheid is – ontstaan soms afwijkingen. Als je dan geen duidelijke afspraken hebt, gaat iedereen op eigen houtje sleutelen. Gevolg: tijdverlies, frustratie en vaak nieuwe fouten. Een OCAP voorkomt dat. Het legt vast wat er moet gebeuren, door wie en binnen welk tijdframe zodra het proces buiten de afgesproken grenzen gaat. Zo is de reactie op incidentele procesproblemen niet meer ad-hoc, maar voorspelbaar, snel en effectief.
Waarom wordt een OCAP binnen Lean Six Sigma toegepast?
Binnen Lean Six Sigma is procesbeheersing cruciaal: afwijkingen moeten snel worden herkend én structureel opgelost, om de flow in het proces te behouden en onze klanten kwalitatief van dienst te kunnen zijn.
Een OCAP helpt hier bij, omdat het vooraf aan het incident al duidelijk maakt:
- Welke signalen en meetwaarden een afwijking aangeven
- Welke oorzaken waarschijnlijk zijn
- Welke oplossingen passen en wie ze mag uitvoeren
- Wanneer opschalen verplicht is
Vergelijk het met een piloot: als er een motorstoring optreedt, volgt hij niet zijn intuïtie, maar het vaste noodprotocol. In zo’n geval redt een OCAP levens. In organisaties redt het misschien geen levens, maar wél processen, budgetten en reputaties.
Hoe combineer je een FMEA met een OCAP?
De input voor een OCAP ontstaat vaak uit een FMEA (Failure Modes and Effect Analysis). Met een FMEA breng je mogelijke faalmodi in kaart: wat kan er misgaan, wat zijn de effecten, en hoe waarschijnlijk is dat? De meest kritieke faalmodi kun je vervolgens als basis gebruiken voor je OCAP. Zo ben je voorbereid op afwijkingen die écht impact hebben, en verlies je geen tijd aan randzaken.
Hoe ziet een goede OCAP eruit?
Een compleet Out of Control Action Plan bevat minimaal:
- Herkenning van de afwijking – objectieve criteria of meetwaarden.
- Oorzaak-oplossingsmatrix – mogelijke oorzaken, oplossingen, uitvoerders.
- Escalatieregels – ondubbelzinnige afspraken over wanneer en naar wie op te schalen.
OCAP voorbeelden voor dienstverlening: Burgervraag bij gemeente
OCAP voorbeelden voor productie: Temperatuurafwijking
Hoe stel je stap voor stap een OCAP op?
- Identificeer afwijkingen – gebruik procesmetingen, kwaliteitsrapportages of FMEA-resultaten.
- Bepaal oorzaken – gebruik 5x Waarom, Visgraat-diagram of data-analyse.
- Rangschik oorzaken op waarschijnlijkheid – via historische data of expertinschatting.
- Koppel oplossingen aan oorzaken – inclusief duidelijke uitvoerder.
- Definieer escalatieregels – bijvoorbeeld:
- niet opgelost binnen 5 min → leidinggevende inschakelen
- niet opgelost binnen 15 min → operations manager inschakelen
- Maak het zichtbaar – fysiek bij de werkplek of in een digitaal systeem.
Welke extra tips van een expert maken je OCAP effectiever?
- Tip 1: Integreer relevante OCAP’s in training en onboardingtrajecten
Zorg dat nieuwe medewerkers direct weten hoe en wanneer de OCAP’s van hun afdeling worden toegepast. Neem het op in onboardingprogramma’s, praktijktrainingen en toolbox-meetings. Zo borg je dat het plan niet alleen op papier staat, maar ook snel geraadpleegd kan worden wanneer deze nodig is.
- Tip 2: Test de OCAP zo nu en dan.
Test het plan door het te simuleren. Zet bijvoorbeeld een storing of afwijking in scène en laat het team het OCAP uitvoeren. Zo zie je in de praktijk of het plan werkt zoals bedoeld en waar nog verbeteringen nodig zijn. Regelmatige tests zorgen voor routine en snelheid op de momenten dat het er echt toe doet.
- Tip 3: Werk de OCAP regelmatig bij
Processen veranderen. Een OCAP dat niet is bijgewerkt, kan in het beste geval misleidend, en in het slechtste geval waardeloos zijn. Plan vaste momenten in (bijvoorbeeld elk kwartaal) om het plan te herzien en stem het af op nieuwe processen, technologieën en risico’s.
- Tip 4: Meet de prestaties van de OCAP
Koppel het plan aan concrete KPI’s zoals gemiddelde hersteltijd bij afwijkingen, aantal escalaties per maand of percentage FTR. Dit maakt het effect meetbaar en zorgt dat verbeteringen op basis van feiten plaatsvinden. Wanneer je een digitaal verbeterbord hanteert, kun je per TPI (Team Prestatie Indicator) gemakkelijk een link naar de bijbehorende OCAP toevoegen.
- Tip 5: Gebruik visueel management voor het borgen van de OCAP
Hang het OCAP zichtbaar op in de werkplek, in dashboards of als digitale snelkoppelingen. Door visuele ondersteuning zoals kleurcodes en visuele escalatie-flowcharts te gebruiken, vinden medewerkers sneller de juiste stap, vooral onder tijdsdruk.
Direct aan de slag met je eigen OCAP? Schrijf je in voor onze Lean Six Sigma Green Belt of Black Belt training, waarin je leert hoe je OCAP’s opstelt, implementeert en koppelt aan je procesverbeteringen.
