{"id":14576,"date":"2025-05-22T13:26:13","date_gmt":"2025-05-22T12:26:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.theleansixsigmacompany.nl\/?p=14576"},"modified":"2025-10-09T15:07:06","modified_gmt":"2025-10-09T14:07:06","slug":"efficienter-vrijgeven-van-openbare-documenten-dankzij-lean-six-sigma","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.theleansixsigmacompany.com\/nl\/bibliotheek\/efficienter-vrijgeven-van-openbare-documenten-dankzij-lean-six-sigma\/","title":{"rendered":"Effici\u00ebnter vrijgeven van openbare documenten dankzij Lean Six Sigma"},"content":{"rendered":"\n

Sector: Publieke Sector & NGO
Afdeling: Archiefbeheer, Juridische Zaken, Privacy & Compliance
Bedrijf: Anoniem
Type Project: Green Belt
Projectduur: 5 maanden
Financieel resultaat: 50% kostenreductie<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Effici\u00ebnter vrijgeven van openbare documenten dankzij Lean Six Sigma<\/h1>\n\n\n\n

Effici\u00ebnte verwerking en vrijgave van openbare documenten is essentieel voor organisaties in de publieke sector. Vertragingen leiden niet alleen tot frustratie, maar veroorzaken ook extra kosten en hoge werkdruk onder personeel. In een recent Lean Six Sigma<\/a>\u00a0Green Belt<\/a> project werden precies deze ineffici\u00ebnties aangepakt met als doel de doorlooptijd van het vrijgeven van openbare documenten te verminderen en tegelijkertijd de kosten te reduceren, zonder daarbij de wettelijke richtlijnen uit het oog te verliezen.<\/p>\n\n\n\n

Dankzij de inzet van Lean Six Sigma methodieken werd de verwerkingstijd per documentaanvraag teruggebracht van maximaal vier uur naar \u00e9\u00e9n uur of minder. Tegelijkertijd werden de kosten met 50% verminderd, waardoor zowel de financi\u00eble druk als de werklast aanzienlijk daalden.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Het probleem: trage processen en budgetdruk<\/h2>\n\n\n\n

Publieke organisaties verwerken dagelijks grote hoeveelheden informatieverzoeken. In dit geval was het bestaande proces traag en arbeidsintensief. Deze vertragingen hadden niet alleen gevolgen voor personen die op informatie wachtten, maar legden ook onnodig veel druk op medewerkers.<\/p>\n\n\n\n

Het doel was helder: de verwerkingstijd van documentaanvragen moest met minstens 30% verkort worden, gecombineerd met aanzienlijke kostenbesparingen. Vanwege strikte wettelijke eisen omtrent openbaarmaking en privacy moest het project bovendien nauwgezet aan alle regelgeving voldoen.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Procesanalyse: waar gaat de tijd verloren?<\/h2>\n\n\n\n

De eerste stap was het maken van een SIPOC-diagram<\/a> (Supplier, Input, Proces, Output, Customers) om inzichtelijk te krijgen hoe het proces precies verliep, van aanvraag tot vrijgave. Dit bracht duidelijk aan het licht dat meerdere stappen in het proces overbodige vertraging veroorzaakten.<\/p>\n\n\n\n

Daarnaast werd Value Stream Mapping toegepast om activiteiten te identificeren die geen waarde toevoegden aan het eindproduct. Uit deze analyse bleek dat niet medewerkersprestaties, maar ineffici\u00ebnte processen de hoofdoorzaak van vertragingen waren.<\/p>\n\n\n\n

Met behulp van een Ishikawa-diagram<\/a> (visgraatanalyse) werden vervolgens specifieke oorzaken ge\u00efdentificeerd, verdeeld over zes categorie\u00ebn: mens, proces, technologie, materialen, metingen en omgeving.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Aanpak van de kernproblemen: praktische verbeteringen<\/h2>\n\n\n\n

Na identificatie van de grootste knelpunten werd met een Benefit Effort-matrix bepaald welke veranderingen de meeste voordelen zouden opleveren tegen minimale weerstand.<\/p>\n\n\n\n

Gezien het belang van naleving van privacy- en wetgevingseisen, werd ook een risicoanalyse uitgevoerd. Om mogelijke bezwaren van juridische en privacy-afdelingen te voorkomen, stelde het projectteam een gedetailleerd werkstroomdocument op, waarin alle benodigde goedkeuringen en nalevingsmaatregelen duidelijk werden beschreven.<\/p>\n\n\n\n

Daarnaast werd via mindmapping de besluitvorming verder gestroomlijnd, waardoor potenti\u00eble obstakels vooraf helder in beeld kwamen.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Concrete verbeteringen<\/h2>\n\n\n\n

Om de gestelde doelen te bereiken, werden meerdere aanpassingen doorgevoerd:<\/p>\n\n\n\n