Praktijkbegeleiding bij Lean Six Sigma: waarom het écht het verschil maakt

Een Lean Six Sigma opleiding start met theorie: DMAIC, statistiek, de rol van een Belt. Maar de echte vraag die bepaalt of een traject iets oplevert, is een andere: wat gebeurt er ná de trainingsdagen? Praktijkbegeleiding bij Lean Six Sigma, de coaching die een deelnemer krijgt tijdens zijn eigen verbeterproject, bepaalt in de praktijk of geleerde kennis ook daadwerkelijk resultaat wordt. The Lean Six Sigma Company traint en begeleidt al sinds 2002 Green Belts, Black Belts en Black Belt Sigma’s in hun eigen verbeterprojecten, tot en met de afronding. Zelf train en coach ik dit soort trajecten al jaren als Master Black Belt. Die aanpak is geen toeval. Het is een bewuste keuze, en de resultaten van een representatieve steekproef van 200 projecten, getrokken uit de honderden praktijkopdrachten die wereldwijd zijn afgerond, onderbouwen waarom.

Wat is praktijkbegeleiding binnen een Lean Six Sigma-traject?

Praktijkbegeleiding is de 1-op-1 coaching die een deelnemer krijgt tijdens het uitvoeren van zijn eigen verbeterproject, naast de klassikale trainingsdagen. Een ervaren (Master) Black Belt traint niet alleen de methodiek, hij coacht ook de toepassing ervan op een echt proces binnen de eigen organisatie. Dat is een cruciaal onderscheid. Theorie kennen is één ding, een grondoorzaak vinden in een proces vol ruis, weerstand en tegenstrijdige belangen is iets anders.

Bij Projectcoaching werk je daarom vanaf dag één aan je eigen praktijkproject, niet aan een fictieve casus. Je past de methodiek meteen toe op een probleem dat er voor jouw organisatie toe doet, met een coach die meekijkt op de momenten waarop het vastloopt.

Hoe werkt coaching tot resultaat in de praktijk?

De DMAIC-structuur (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) is de ruggengraat van elk Six Sigma-project. Op papier is elke fase logisch. In de praktijk is elke fase ook een plek waar een project kan vastlopen zonder begeleiding.

Lean Six Sigma daadwerkelijk toepassen is voor de meeste deelnemers nieuw. Het kost tijd, naast het gewone werk, en die tijd verliest het geregeld van de waan van de dag. Een trainer die als stok achter de deur fungeert, houdt het project in beweging op de momenten dat de motivatie of de agenda het laat afweten.

In de Define-fase kiezen deelnemers regelmatig een scope die te breed of te vaag is. Onze vuistregel: het project moet een probleem oplossen waar de sponsor of het management daadwerkelijk last van heeft, en bij een eerste project kies je liever niet meteen het grootste vraagstuk in de organisatie, tenzij je bereid bent daar ook de tijd in te steken die dat vraagt. In de Measure-fase wordt een meetsysteem soms te snel voor lief genomen, waardoor de hele analyse op losse grond staat. In de Analyse-fase is de verleiding groot om naar de eerste, meest voor de hand liggende oorzaak te grijpen in plaats van door te vragen naar de werkelijke hoofdoorzaak. In de Improve-fase wordt een oplossing soms ingevoerd zonder pilot. En in de Control-fase, de borging, verdwijnt een verbetering het vaakst weer stilletjes, omdat er na de projectafronding niemand meer op toeziet.

Dat laatste punt is precies waarom wij kiezen voor een all-in prijs. Dat betekent dat je coach je begeleidt tot aan certificering, met een tastbaar resultaat dat in de Control-fase is geborgd, niet voor een vast aantal uren dat kan opraken voordat je zover bent. Een veelgemaakte misvatting is dat daar toch een verkapte urenlimiet tegenover staat. In werkelijkheid zetten we de uren in die nodig zijn: de een heeft nu eenmaal meer begeleiding nodig dan de ander. Als Managing Director stuur ik daar bewust op aan, juist omdat ik zie wat het verschil maakt tussen een project dat op papier goed staat en een verbetering die ook een jaar later nog standhoudt.

Je hebt daarbij niet alleen je eigen (Master) Black Belt tot je beschikking. Vraagt een project branchespecifieke kennis, of wordt de statistische analyse zeer diepgaand, dan schakelen wij een expert Master Black Belt in uit onze wereldwijde trainerspoel van meer dan honderd trainers. Er is altijd wel iemand met de juiste expertise beschikbaar.

Waarom besparing niet de enige, en niet eens de harde, maatstaf is

Een besparing in euro’s is een prettig, tastbaar resultaat. Het is alleen geen harde eis voor het behalen van een praktijkcertificaat. Kwaliteit betekent in de kern: de mate waarin een proces voldoet aan de eisen en wensen van de klant. Dat kan gaan om een kortere doorlooptijd, minder fouten in het proces of een hogere klanttevredenheid. Soms kost een verbetering zelfs geld, bijvoorbeeld wanneer je extra capaciteit inzet om een levertijd te verkorten, terwijl de opbrengst vooral in klanttevredenheid zit en niet direct in euro’s.

Waar het om gaat, is dat je een proces aantoonbaar verbetert en die verbetering onderbouwt met data, niet dat er per definitie een bedrag onderaan de streep staat. In de praktijk zien we overigens vaak dat een efficiënter proces alsnog geld oplevert, als bijeffect van de verbetering, niet als doel op zich. Meer over hoe die opbrengsten zich verhouden tot de investering in een opleiding lees je in wat een Lean Six Sigma Black Belt oplevert.

Wat een steekproef van 200 projecten wereldwijd laat zien

Onderstaand overzicht is gebaseerd op onze eigen data: een representatieve steekproef van 200 Green Belt, Black Belt en Black Belt Sigma projecten, getrokken uit de honderden praktijkopdrachten die wij wereldwijd hebben begeleid. Geen inschatting, geen prognose, maar geborgde resultaten uit een steekproef die een representatief beeld geeft van al onze projecten.

• 90% van de projecten bespaart minimaal € 10.000
• 75% bespaart minimaal € 20.825
• De helft van alle projecten bespaart minimaal € 60.000
• 25% bespaart minimaal € 152.572
• De top 10% bespaart € 372.000 of meer

De spreiding is groot, en dat is precies het punt. Er is geen vast bedrag dat elk project garandeert. Wat wel opvalt, is het patroon: praktijkbegeleiding tot aan certificering levert structureel resultaat op, ongeacht sector, procesgrootte of het type verbetering. De aanpak verschilt per project, het uitgangspunt niet: we zetten in wat nodig is om het resultaat daadwerkelijk te halen. Dat resultaat is niet het toevallige gevolg van een paar sterke projecten in de steekproef. Het is het resultaat van diezelfde aanpak, keer op keer herhaald over honderden projecten wereldwijd.

Vijf signalen dat een verbeterproject de juiste begeleiding krijgt

Twijfel je of een project (of een trainingspartner) voldoende praktijkbegeleiding biedt? Let op deze vijf signalen.

• Er is één vaste coach die het hele project volgt, niet alleen de klassikale trainingsdagen, met een expert Master Black Belt als achtervang bij specifieke vraagstukken.
• De begeleiding stopt niet bij het theorie-examen, maar loopt door tot aan certificering, met een tastbaar resultaat dat in de Control-fase is geborgd.
• Er wordt evenveel gekeken naar doorlooptijd en klanttevredenheid als naar euro’s.
• De coach daagt net zo hard uit op de borging als op de analyse, juist omdat een verbetering daar het vaakst wegzakt.
• Het geleerde wordt vastgelegd, zodat een volgend verbeterproject vanuit dezelfde discipline wordt opgepakt, óók zonder externe begeleiding.

Dit kun je als organisatie overigens ook zelf oppakken, mits er al een (Master) Black Belt intern aanwezig is. Via ons licentiemodel voer je de praktijkbegeleiding intern uit en behaal je nog steeds dezelfde certificering. Het risico is dan dat de begeleiding erbij wordt gedaan, naast de andere werkzaamheden van die interne Black Belt. Bij ons is het de kern van het werk, niet een taak ernaast.

Wil je weten hoe praktijkbegeleiding jouw verbeterproject naar een geslaagd, geborgd resultaat brengt? Bekijk Projectcoaching

Veelgestelde vragen