Binnen Lean draait 5S om het Japanse principe van orde en netheid en helpt het organisaties om gestructureerd te blijven verbeteren. Waarom? Omdat orde en discipline de basis vormen voor kwaliteit en samenwerking. De echte oorsprong van 5S ligt echter bij Ford met het CANDO-systeem.
Het CANDO-systeem in 1920 ontwikkeld door Henry Ford staat voor ‘Cleaning up’, ‘Arranging’, ‘Neatness’, ‘Discipline’ en ‘Ongoing improvement’, en legt de basis voor efficiëntie, werkplekorganisatie en continue verbetering. Het is een methode om verspilling te minimaliseren en daarmee de productiviteit te verhogen, door een schone, georganiseerde en gedisciplineerde werkplek.
Na de Tweede Wereldoorlog zijn mensen uit onder andere de auto-industrie naar Japan gegaan, om bedrijven daar weer op gang te helpen. Het CANDO-systeem is één van de onderwerpen, die door Toyota overgenomen is en vertaald naar vijf Japanse woorden, die elk met een S beginnen. Deze ‘5S’ is integraal onderdeel van wat we nu Lean noemen.
Wat is 5S?
De 5S-en van Toyota staan voor ‘Seiri’, ‘Seiton’, ‘Seiso’, ‘Seiketsu’ en ‘Shitsuke’ wat vrij vertaald in het Nederlands staat voor ‘Scheiden’, ‘Schikken’, ‘Schoonmaken’, ‘Standaardiseren’ en ‘Standhouden’. 5S resulteert in een opgeruimde, veilige en efficiënte werkplek, wat leidt tot verhoogde productiviteit, minder verspilling en hogere betrokkenheid van medewerkers
Als begrip bestaat 5S uit twee delen: het doen van 5S-sessies en het dagelijks in stand houden van de opgeruimde situatie.
5S-sessie
Voor een 5S sessie selecteer je een specifieke werkplek, kast, of bureau en reserveer je bijvoorbeeld een dagdeel. Vervolgens ga je met het hele team de vijf stappen van de 5S langs.
Scheiden
Het hele team gaat alle onderdelen langs, die aanwezig zijn op die werkplek en vraagt zich bij elk onderdeel af of dat noodzakelijk is om het werk uit te voeren. Alles wat niet nodig is, krijgt een ‘red tag’; een rode sticker of velletje om aan te geven dat het weg kan en wanneer het weggaat en wordt op een afgebakende plek neergelegd. De collega’s die niet mee kunnen doen krijgen nog beperkt de tijd om te checken of er iets tussen zit dat zij wel voor hun werk nodig hebben.
Schikken
De overgebleven spullen krijgen allemaal een eigen vaste plek; de spullen die vaak nodig zijn dichtbij, degene die minder vaak gebruikt worden verder weg. De zware spullen onder, de lichtere spullen boven, enzovoort.
Schoonmaken
Als alles van de plek is, zorgt het hele team dat de afdeling, kast of werkplek ook schoongemaakt wordt, voordat alle spullen weer teruggezet worden. En er wordt gezorgd dat het ook schoon blijft, want:
- Iedereen werkt lekkerder in een schone omgeving
- Men signaleert noodzakelijk onderhoud
- Er zijn afspraken gemaakt hoe dit te realiseren
Standaardiseren
Om het voor iedereen zo makkelijk mogelijk te maken om alles weer op de juiste plek terug te leggen, maakt het team gebruik van Visual Management, om met plaatjes, kleuren, lijnen en/of foto’s aan te geven wat waar hoort.
Standhouden
De laatste van de 5S-en is vaak de lastigste, maar cruciaal om de opgeruimde, efficiënt ingerichte en veilige werkplek ook zo te houden. In deze stap maak je met elkaar afspraken hoe je met het hele team gaat zorgen dat het zo blijft. Afspraken kunnen verschillen per team en afdeling, zolang ze maar werken voor dat team. Je kan hierbij denken aan: de laatste 5 à 10 minuten van de shift met het hele team alles weer op zijn plek leggen, om beurten een 5S audit doen en dit in de dagstart bespreken, of om beurten ‘corvee’-dienst.
Het dagelijks in stand houden van de opgeruimde situatie
Om 5S op de lange termijn ook levend te houden, is het van belang om een structuur en routines op te zetten. Deze structuur gaat van hoog tot laag door de organisatie, van directie tot medewerker op de vloer heeft iedereen een rol in 5S. In ons TIF-model leggen we hier meer over uit.
Voorbeelden van 5S
Bij 5S is spreken ‘voor’ en ‘na’ foto’s het meest. Die geven de resultaten het beste weer en laten ok zien hoe het kan. Hieronder een paar voorbeelden:
Alles op de juiste plek d.m.v. lijnen op de vloer en foto’s op de muur
Voor gereedschappen: inlays of schaduwborden.
Schuine streep over je multomappen zodat je in 1 oogopslag kan zien dat ze in de juiste volgorde staan.
Geïnteresseerd in het toepassen van 5s binnen jouw (werk)omgeving? 5s is onderdeel van onze Lean, Green Belt en Black Belt trainingen. Bij het volgen van onze training heb je toegang tot een volledige 5s module binnen onze MyTraining omgeving. Neem contact met ons op voor meer informatie.
