De 5 times Why of 5 keer Waarom-methode maakt onlosmakelijk deel uit van de Lean Six Sigma-methodologie. Wil je efficiënter gaan werken, dan moet je deze tool absoluut onder de knie hebben. Vandaag neemt The Lean Six Sigma Company dit onderwerp onder de loep om je de antwoorden te geven die je nodig hebt. Zitten er nog enkele hiaten in je kennis van 5 times Why, dan lees je hier hoe je deze methode gebruikt in 3 stappen.
Wat is de 5 times Why-methode?
De 5 times Why-methode is gebaseerd op een eenvoudig uit te werken proces, waarbij je vertrekt van het geconstateerde effect (je probleem) en teruggaat naar de grondoorzaak. Dit doe je door herhaaldelijk de vraag “Waarom?” te stellen. Door 5 keer de “Waarom?”-vraag te stellen als je met een probleem wordt geconfronteerd, ben je volgens deze methode in staat om de vinger te leggen op de oorzaak van de storing. Je mag je niet te vaak de “Waarom?”-vraag stellen, maar ook niet te weinig! Hoewel je in de praktijk niet verplicht bent om je vast te pinnen op het cijfer 5, heb je hiermee wel een referentiepunt. Het risico bestaat immers dat je je verliest in details als je de “Waarom?”-vraag te vaak stelt. Als je ze daarentegen te weinig stelt, dan heb je niet voldoende materiaal verzameld om tot de grondoorzaak van je probleem te komen.
Aan de hand van de 5 times Why-methode kan je dus snel achterhalen wat de grondoorzaken zijn van je probleem, zodat je het aan de bron kunt aanpakken. Je bent dan ook uitzonderlijk efficiënt in je handelingen, die bovenal een duurzaam effect zullen hebben. Zodra je het probleem bij de bron hebt aangepakt, ben je er in theorie voorgoed van verlost. Dit maakt dat deze methode bijzonder waardevol wordt geacht binnen een Lean Six Sigma-traject. Het gaat om een probleemoplossende tool die een rechtstreekse weerspiegeling is van de respectievelijke ambities van Lean Management en Six Sigma.
3 stappen voor een geslaagde 5 times Why
Stap 1: Formuleer het probleem
Beschrijf de situatie in één concrete zin. Stel jezelf drie vragen:
Met welke situatie word ik geconfronteerd?
Waarom is dit een probleem?
Hoe verwoord ik dit zo specifiek mogelijk?
Goed: “De machine stopt elke dinsdag tussen 14.00 en 16.00 uur.”
Fout: “De machine functioneert niet goed.”
Een vage probleemformulering leidt meestal tot vage antwoorden. Daardoor loop je het risico
dat je het verkeerde probleem onderzoekt of een oplossing bedenkt die de echte oorzaak niet
wegneemt.
Stap 2: Stel telkens “waarom?”-vraag
Vertrek van je probleemformulering en vraag herhaaldelijk waarom. Hou daarbij rekening metdrie basisregels:
1. Blijf bij feiten
Antwoorden moeten gebaseerd zijn op wat aantoonbaar is, niet op aannames. Woorden zoals “waarschijnlijk” en “misschien” zijn signalen dat aan het gokken bent in plaats van te analyseren.
2. Vermijd veronderstellingen
Ga niet uit van oorzaken die je niet hebt geverifieerd. Ga kijken, ga meten en verzamel concreteinformatie.
3. Focus op beheersbare oorzaken
Een oorzaak is pas nuttig als je er ook iets aan kunt doen. “De leverancier levert te laat” kan waar zijn, maar als je daar geen invloed op hebt, is het geen sterk eindpunt. Zoek verder naar wat je zelf kunt beïnvloeden, bijvoorbeeld de bestelprocedure, buffervoorraad of afspraken metleveranciers.
Voorbeeld:
•Het probleem: er zijn te veel foutieve leveringen
•Waarom zijn er te veel foutieve leveringen? Orders worden verkeerd ingepakt
•Waarom worden orders verkeerd ingepakt? De inpakprocedure is niet duidelijk voor nieuwemedewerkers
•Waarom is de procedure niet duidelijk? Er is geen visuele werkinstructie op de werkplek
•Waarom is die instructie er niet? De werkinstructies zijn alleen digitaal beschikbaar en werdniet aangepast na de laatste proceswijziging
•Grondoorzaak: de werkinstructies worden niet goed beheerd en zijn niet beschikbaar op dewerkplek
Stap 3: Stel een oplossing voor
Het antwoord op je laatste waarom-vraag is de grondoorzaak. Nu pas ga je nadenken overoplossingen.
In het voorbeeld hierboven ligt de oplossing dus niet alleen in “medewerkers beter opleiden” of “nog eens uitleg geven”. De echte verbetering zit in het beheren, actualiseren en zichtbaarmaken van de werkinstructies op de werkplek.
Nuttige technieken voor de oplossingsfase zijn:
Brainstorming met de betrokken medewerkers
How-How diagram: de grondoorzaak vertalen naar concrete actiestappen
5W1H: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe
SMART-doelstellingen: de oplossing concreet, meetbaar en opvolgbaar maken
VEELGEMAAKTE FOUTEN
Te snel stoppen
Na twee of drie waarom-vragen lijkt het soms alsof je de oorzaak al gevonden hebt. Toch zit je dan vaak nog bij een symptoom. Vraag daarom minstens één keer extra door. Net diebijkomende vraag brengt je vaak dichter bij de echte grondoorzaak.
Meerdere takken tegelijk volgen
Eén waarom-vraag leidt soms tot meerdere antwoorden. Dat is op zich geen probleem. Noteer de verschillende mogelijke oorzaken, maar volg elke tak apart. Vermeng oorzaken niet met elkaar, want dan wordt de analyse onduidelijk en trek je sneller verkeerde conclusies.
Raden in plaats van meten
De kracht van de 5 Times Why-methode zit in feiten. Als je antwoorden formuleert zonder ze te controleren, ben je aan het gokken. Ga kijken, meet wat er gebeurt en praat met de mensen diehet proces dagelijks uitvoeren.
5 TIMES WHY COMBINEREN MET ANDERE TOOLS
De 5 Times Why methode werkt het best als onderdeel van een bredere analyse. Combineer de
methode met:
Ishikawa-diagram: breng eerst breed alle mogelijke oorzakencategorieën in kaart. Daarna kun je met 5 Times Why dieper ingaan op de belangrijkste oorzaken.
Gemba Walk:
observeer het proces op de werkplek voordat je de waarom-vragen stelt. Zovertrek je vanuit de realiteit, niet vanuit aannames.
A3 Management: documenteer de volledige analyse en oplossing in één overzichtelijk document
AAN DE SLAG
De 5 Times Why methode is een van de meest gebruikte tools binnen Lean Six Sigma. Je leert demethode toepassen, samen met het volledige DMAIC-raamwerk, in onze Green belt training.Wil je eerst een idee krijgen van wat Lean Six Sigma voor jou kan betekenen? Download danonze studiegids
